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Gestionnaire Syndic

Votre formation en détail

10 jours [ 70 heures]

Objectifs

Examiner le statut juridique de la copropriété
Organiser les assemblées générales de copropriété
Gérer le contentieux de la copropriété
Assurer la gestion technique et travaux
Assurer la gestion budgétaire de la copropriété

Participants

Nouveaux gestionnaires de copropriété

Prérequis

Aucun

Moyens pédagogiques

Acquisition des compétences opérationnelles par la pratique et l'expérimentation Formation favorisant l'engagement du participant pour un meilleur ancrage des enseignements Dynamique de groupe avec méthode active pour faire appel à la réflexion en alternance avec des apports théoriques en méthode affirmative. Ordinateurs, vidéo projecteur, paperboard, supports papier…

Validation des acquis

Le parcours fera l'objet d'une évaluation des compétences pour évaluer les acquis du stagiaire en fin de formation

Programme

1. Examiner le cadre juridique de la copropriété

Déterminer le statut de la copropriété

Textes qui régissent le statut Panorama des dernières évolutions législatives et réglementaires (ordonnance du 30 octobre 2019) : quelles implications pratiques ? Copropriété, ensemble immobilier Autres statuts : ASL, AFUL, division en volume Activité : identifier les implications pratiques des dernières réformes

Distinguer les lots de copropriété

Eléments constitutifs du lot de copropriété Parties privatives Parties communes Étude de cas : à partir d'un règlement de copropriété, identifier ce qui relève des parties privatives ou des parties communes

Examiner le règlement de copropriété

Elément fondateur d'une copropriété Contenu du règlement de copropriété Portée et impact sur la gestion des copropriétés Etude de cas : identifier les éléments indispensables d'un règlement de copropriété

Identifier les acteurs de la copropriété : copropriétaires, syndicat, conseil syndical, syndic et salariés du syndicat

Fonctionnement des différents organes Rôles, pouvoirs et responsabilités respectifs Nomination, mandat et missions du syndic Contrat de syndic type Cas pratique : analyser les missions de syndic

2. Organiser les assemblées générales de copropriété

Préparer son année de gestion

Organiser et anticiper, être proactif Analyser la copropriété : point comptable, recouvrement, travaux, etc. Déterminer les besoins des copropriétés en concertation avec les conseils syndicaux Etablir l’ordre du jour et planifier Mise en situation : Lister les résolutions de bases d'une AG

Convoquer l'assemblée générale (AG)

Respecter la forme, les délais et le contenu de la convocation Finaliser l'ordre du jour, ajuster le budget Déterminer les majorités nécessaires Rédiger la convocation Quelques jours avant l'assemblée, préparer son dossier Anticiper le climat probable de la réunion et les freins potentiels Préparer une argumentation solide Mise en situation : analyser les informations indispensables présentes sur une convocation

Suivre le déroulement de l'assemblée

Feuille de présence, gestion des pouvoirs Situation du copropriétaire majoritaire Désignation du bureau Règles de majorité et vote des décisions Gestion des arrivées et départs en cours d'assemblée Rédaction du procès-verbal Règles de notification et conservation des PV et annexes Transmettre l'information, planifier l'exécution des décisions Mise en situation : analyser un procès-verbal d'AG

Maîtriser les clés pour conduire l'AG

Manager pour ne pas subir Gérer le temps et les débordements Hiérarchiser et planifier les différents thèmes à débattre, se fixer des objectifs précis Conclure l'assemblée Retours d'expériences sur la gestion des débordements et contestations

3. Gérer le contentieux de la copropriété

Agir face aux contestation d’assemblée ou de résolutions

Nullités découlant des questions de forme (de la convocation à la signification du PV) Contestations liées aux majorités choisies Délais pour agir Étude de cas : analyser le processus d'annulation d'une résolution

Distinguer les actions en justice en copropriété

Du syndicat Des tiers Tribunal compétent Habilitation du syndic Mise en situation : à partir de l'analyse d'une situation donnée, identifier les pouvoirs du syndic à agir.

Gérer des copropriétés en difficulté

Rôle et obligations du syndic Procédure de nomination d’un mandataire ad hoc Administration provisoire Mise en situation : définir le processus conduisant à la nomination d'un mandataire ad hoc

4. Assurer la gestion technique et travaux

Distinguer la typologie de travaux

Travaux sur parties communes, sur parties privatives Ce qui est inclus dans le budget ou est hors budget Travaux d'entretien facultatifs, obligatoires Travaux d'amélioration Travaux d'économie d'énergie et de développement durable Travaux urgents Travaux réalisés par certains copropriétaires Plan pluriannuel de travaux (Loi Climat et résilience) Mise en situation : répondre du tac-au-tac à des copropriétaires sur les conditions d'exécution à la suite de diverses demandes d'intervention et de travaux

Lancer des travaux

Droits et obligations des copropriétaires Majorités requises et conditions d'exécution Financement des travaux Constitution du dossier travaux Cas pratique : définir le processus conduisant à la réalisation de gros travaux avec le maître d'œuvre

Suivre des travaux

Responsabilités du syndicat et du syndic Contrôler les travaux Assurer les travaux Réception des travaux et décompte Mise en situation : se repérer dans les garanties

Gérer des contrats de maintenance

Contrats obligatoires Conditions de renouvellement Suivi d'exécution Mise en situation : définir le processus conduisant à la réalisation de gros travaux avec le maître d'œuvre

5. Assurer la gestion budgétaire de la copropriété

Etablir le cadre de la gestion budgétaire

Gestion budgétaire depuis la loi SRU Comptes du syndicat et comptes des copropriétaires Parti pris d'une « vraie comptabilité » – comptabilité d’engagement Généralisation de la gestion par provisions/régularisation Plan pluriannuel de travaux et fonds de travaux Mise en situation : calculer le taux optimal d'alimentation du fonds de travaux

Engager des dépenses

Dépenses soumises à consultation et mise en concurrence préalable Contrôle des factures Autres vérifications à faire Mise en situation : analyse critique des dépenses au regard d'un budget

Gérer les charges du syndicat et leur répartition

Charges et produits hors provisions des copropriétaires Principe de la répartition/régularisation immédiate, cas particulier des travaux Prise en compte du préalable de l’approbation des comptes généraux Types de répartition prescrits par la loi Cas particulier des répartitions aux consommations Cas particulier des imputations privatives Traitement des factures litigieuses Dépenses sur indemnité de sinistre Dépenses liées au recouvrement Suivre les autres opérations du syndicat Achat-vente de parties communes >Indemnités d'assurance perçues pour les copropriétaires Mise en situation : procéder à la régularisation/régularisation des charges

Fixer le budget de la copropriété

Objectifs du budget, support de calcul des provisions et outil de décision Quand et comment le budget doit-il être préparé et voté ? Quelles charges et quels produits dans le budget ? Cas particulier du budget de chauffage Mise en situation : établir le budget du chauffage collectif

Gérer la TRESORERIE : financement de la gestion et des travaux

Avances, réserves et fonds de travaux Placement du fonds de travaux Appels pour travaux votés en AG Crédits copropriété Subventions Financement des accidents de la vie de la copropriété : financement d’un emploi exceptionnel ou imprévu, financement des impayés des copropriétaires Mise en situation : identifier les besoins d'avance de trésorerie nécessaires

Procéder au recouvrement des charges de copropriété

Privilèges des syndicats des copropriétaires en matière de recouvrement Phase précontentieuse : la recherche d'une solution, l'inscription d'hypothèque Comprendre l'organisation judiciaire et les principales phases de la procédure Que penser de l'injonction de payer ? Faire exécuter un jugement : les saisies Récupération des frais de l'action judiciaire Mise en situation: que faire en cas de surendettement, de redressement ou liquidation, de décès du débiteur ?

Gérer des mutations de lots

Répondre au questionnaire du notaire et/ou établir l'état daté Opposition du syndic et privilège immobilier spécial Etude de cas : analyser un état daté

Approuver des comptes

Comptes du syndic et comptes de la copropriété Règles comptables spécifiques et plan comptable Comprendre et expliquer les états obligatoires Obligation de justifier Que faire en cas de refus d'approbation ? Mise en situation : Analyser des états 1 à 5 du décret du 14 mars 2005 Identifier les besoins de financement nécessaires au-delà de l'avance de trésorerie autorisée par le règlement de copropriété